Alla oleva tietosuojaseloste sisältää Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen käsittelytoimista edellyttämät tiedot. Noudatamme yhtiössämme henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen sekä tietosuojalain määräyksiä.

​

GFB Holidays Finland voi  muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version. Kehotamme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisin väliajoin.

Laatimispäivämäärä: 11.12.2021

Päivitetty: 21.5.2022

​

1 Rekisterinpitäjä

GFB Holidays Finland  
Opistokuja 6-8

40100 Jyväskylä
Info@gfb.travel

​

2 Rekisterit

   - Loma-asuntojen majoittujien ja vuokraajien asiakasrekisterit

   - Viikko-osake rekisterit

• Markkinointirekisterit

• Esittelyvarausten rekisteri

• Yritysasiakkaiden lomavaraus- ja arvontarekisterit

• B-to-B -asiakaskanta

• Puhelu ja zoom nauhoitteet

• Markkinointikiellon tehneiden asiakkaiden rekisteri

​

Vaikka rekistereitä on mainittu näissä käyttöehdoissa  erillisinä kokonaisuuksina, niin silti ne muodostavat kokonaisuuden, jota ei ole aina helppo erottaa. Lomakkeista voi tulla tietoja GFB Holidays Finlandin markkinointirekisteriin. Olemme leritelleet ne siksi, että seloste olisi helpompi ymmärtää.

​

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

​

​

3.1 Asiakasrekisterit

GFB Holidays Finlandin käsitellään hyvin paljon eri yhteydessä asiakkaiden henkilötietoja. Keskeisimpiä asiakasrekisterimme ovat:

1. Viikko-osake rekisterin perusteella ylläpidettävä rekisteri.

2. Markkinointiasiakasrekisterit.

​

Edellä mainittujen rekistereiden ohella GFB Holidays Finlandilla on myös kohdassa 2 olevat muut rekisterit. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai lakiin perustuvaan pykälään tai GFB Holidays Finlandin oikeutetusti perusteltuun etuun.

​'

Laki säätelee asiakastietojen  käsittelyä ja säilyttämistä.

GFB Holiday Finlandin oma intressi liittyy liikeoiminnallisiin tavoitteisiin, kuten laadunvalvontaan, palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen ja lisäpalveluiden tarjoamiseen.

 

Lain suoma etu on tehty myös oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen sekä fyysisen ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseen. Asiakasrekistereissä henkilötietojen  tarkoituksena on huolehtia siitä että osapuolet toimivat sopimuksen mukaisesti. Esimerkiksi sitä, että asiakas saa majoituksen tai muun hankkimansa tuotteen tai palvelun sopimuksen mukaisesti.

​

Asiakasrekistereiden käyttötarkoitus on myös palveluihin tai osakkeisiin liittyvä liiketoiminnan kehittäminen, esimerkiksi inventaarion hallinta sekä varausjärjestelmien kehittäminen, asiakassuhteen parantaminen ja hoitaminen sekä GFB Holidays Finlandin ja asiakkaan velvollisuuksista ja oikeuksista huolehtimenen.​

GFB Holiday Finland käsittelee henkilötietoja myös puheluiden ja zoom neuvottelujen nauhoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa vastaavanlaisissa tai liiketoimintaan liittyvissä yhteyksissä.

Myöhemmin mainitut muut rekisterit voivat liittyä GFB Holiday Finlandin asiakasrekisteriin ja siinä yhteydessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on tapahtunut eri kanavien kautta.

​

3.2 Markkinointirekisterit ja niiden käyttö

Markkinoinnin yhteydessä henkilötietojen keräys tapahtuu joko GFB Holiday Finlandin etuun tai asiakkaan suostumuksen perusteella saatava lupa, Markkinoinnin osalta GFB Holidays Finlandin liiketoiminnallisiin etuihin, kuten asiakkuuden tai palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen tai suoramarkkinointiin.

Sähköinen suoramarkkinointi edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta jotka hankitaan aina kirjallisesti.

​

Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta lupa tarvitaan, vaikka asiakas olisikin GFB Holiday Finlandin asiakas muulla perusteella. Suostumus pyydetään kirjallisena ja sen voi halutessaan peruuttaa koska tahansa. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta suostumus pyydetään esimerkiksi sovitun tapaamisen, soiton tai muun kontaktin yhteydessä, tai sen jälkeen kun asiakas on majoittunut kohteessa, hankkii tai on aikeissa hankkia osakkeen, tai muussa tilanteessa, jossa GFB Holiday Finlandin ja asiakkaan välillä on kontakti.

​

Asiakastietojärjestelmien tietoja käytetään myös sähköisten ja painettujen kirjeiden, ja vastaavien tiedotteiden, kuten tarjouskamponjoitten tai osakastapahtumien mukana tehtävissä kyselyissä tai arvonnoissa. Asiakastietojärjestelmien henkilötietoja voidaan käyttää myös tämän perusteella puhelimitse tai voip- kanavien kautta tapahtuvaan suoramarkkinointiin.

​

Pidämmä erillesenä suoramarkkinointikiellon tehneistä asiakkaista rekisteriä. Järjestelmämme on syncronoitu siten että kiellot ovat varmasti 99.99% pitäviä.​

​

Jäljempänä kuvatut muut rekisterit voivat linkittyä GFB Holiday Finlandin markkinointirekisteriin ( lähinnä lomakkeet kohdassa kuvatut asiat) ja yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on kuvattu eri tavalla.

​

3.3 Puheluiden ja zoom, sekä voip- neuvottelujen nauhoittaminen

Asiakaspalvelumme (puhelinvaihde, asiakaspalvelu, sekä muut mahdolliset puhelinkontaktit) puhelut voidaan nauhoittaa. Puheluiden nauhoitusten tarkoitus on  GFB Holiday Finlandin oikeutettu etu. Puheluiden nauhoituksen tarkoituksena on käyttää puheluita asiakaspalvelun laadun parantamiseen ja sen kehittämiseen, koulutuksiin sekä molempien osapuolten sopimuksen sisällön varmistamiseen. Puheluita,video, tai voip-tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin.

 

3.4 Evästeet

IP-osoite- ja evästetietoja keräämme asiakkaista, kun he vierailevat GFB Holiday Finlandin verkkopalvelussa. Evästetiedot ovat anonyymejä. Evästeiden kerääminen perustuu verkkosivuille tultaessa annettavaan suostumukseen tai rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun.

Voimme käyttää evästeitä mainonnan kohdentamiseen ja tarkentamiseen.

​

GFB Holiday Finlandin verkkopalvelussa voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille, joilla mahdollisesti kerätään henkilötietoja. GFB Holiday Finlandin ei ole vastuussa kolmansista osapuolista tai heidän suorittamasta henkilötietojen keräämisestä.

​

GFB Holiday Finlandin pyrkii siihen, että kaikki yhteistyökumppanit, joiden linkit löytyvät GFB Holiday Finlandin verkkopalvelusta, ovat luotettavia. Yhteistyökumppanimme voivat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä.

​

3.5 Verkkolomakkeet

GFB Holiday Finlandin on verkkopalvelussaan useita erilaisia verkkolomakkeita, joiden käyttötarkoitus selviää kyseiseltä lomakkeelta. Verkkolomakkeitamme ovat esimerkiksi:

​

Asiakastyytyväisyystutkimukset, osakkeen arvon arviointilomakkeita tai muita vastaavia asiakastyytyväisyyttä parantavia kyselyjä tai tutkimuksia, joiden käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen ja samalla asiakkaalla on mahdollisuus antaa suostumuksen markkinointiin. Nämä ovat kuitenkin aina erillisiä lupia.

​

4 Rekisterin tietosisältö

4.1 Osakkeenomistaja ja osakekaupat

​

Osakkeenomistajien osalta pidetään osakasrekisteriä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeen saaja merkitään luetteloon, kun tarpeellinen selvitys omistusoikeudesta on saatu sekä todistus varainsiirtoveron suorittamisesta. GFB Holidays Finlandilla osakkeenomistajan tiedot säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin hän omistaa osakkeen. 

​

Em. mainittuun lakiin perustuvien tietojen ohella osakkeenomistajista voidaan kerätä myös muita oleellisia tietoja, mutta tämä käsittely perustuu GFB Holididays Finlandin ja asiakkaan keskeiseen asiakakkuuteen. Meillä on oikeus säilyttää tietoja perustuen kauppoihin, jotka on tehty GFB Holidays Finlandin  ja asiakkaan välillä. GFB Holidays Finland säilyttää osakkeiden kauppakirjat sekä osakekauppaan liittyvät muut asiakirjat. Säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero, osakkeen ostamisen päivämäärä, tiedot omistuksesta, mahdolliset holhous- tai edunvalvontatieto, sukupuoli, ammatti, talouden muoto ja perheenjäsenten lukumäärä, tulo- ja varallisuustiedot sekä laskujen maksutiedot, siviilisääty, kauppakirjan tiedot, vuokran ja muut kauppakirjaan liittyvien maksujen tiedot, yhteyshenkilötiedot, sekä asiakkaan lähettämät itse antamat muut tiedot.

​

Kun osakkeenomistajan kanssa tehdään rahoituskauppa, on asiakkaan syytä tiedostaa, että  GFB Holidays Finland on vain rahoituksen välikätenä, ja että asiakkaan tiedot toimitetaan rahoitusta tarjoavalle yritykselle. Näiden tietojen osalta rahoitusyritys toimii rekisterinpitäjänä ja tiedot tallennetaan yrityksen omiin järjestelmiin. 

​

4.2 Vuokrausasiakkaat sekä muut asiakkaat

 

Asiakkaista kerätään ainoastaan lain sallimat tiedot​

Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, matkustajan mukana olevien henkilöitten vastaavat tiedot.

​

4.3 Markkinointi

 

Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

​

4.4 Esittelyajanvarausrekisteri

 

GFB Holidays Finlandin keräämä ja hallussa oleva esittelyyn kutsuttujen ja osallistuneiden tietoja. Säilytettäviin tietoihin kuuluu nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, esittelyn ajankohta ja asiakas segmenttti. Rekisteriin jää tieto myös peruuntuneista esitteluajoista.

​

4.5 Yritysasiakkaat

​

Yritysasiakkaihin ei sovelleta kuluttajansuojalakia. GFB Holidays Finland ylläpitää erikseen yritysasiakasrekisteriä. Rekisteriin tallennetaan tiedot GFB Holidays pitää olemassa olevista sekä pontentiaalisista yritysasiakkaista. Rekisteriin tallennetaan perustiedot kyseessä olevasta yhtiöstä sekä kyseisen yhtiön kontaktihenkilön perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

​

4.6 Puhelu ja Zoom Nauhoitteet

​

Puhelu ja Zoom nauhoitteisiin tallentuu automaattisesti puhelinkeskustelun sisältö. Puhelu nauhoittuu äänitiedostona. Puheluista tallentuu tieto siitä milloin puhelinkeskustelu on käyty, kuka asiakaspalvelija on vastannut, mihin numeroon puhelu on soitettu sekä mistä puhelinnumerosta puhelu on tullut.

​

4.7 Lomakkeet

Yhtiömme käyttää erilaisia lomakkeita. Käyttötarkoitus lukee lomakkeessa. Meillä on lomakkeet esimerkiksi jälleenmyyntitoimeksianto-, vuokravälitys, sekä tarjouspyyntö / jäsenhakemus lomakkeita. Lomakkeen sisältö vaihtelee mutta perustietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä omistetun osakkeen tiedot.

​

4.8 Evästeet

 

Evästeiden avulla GFB Holidays Finland voi kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään kotisivuillamme. Kerättävät tiedot voivat olla esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä sivustoja käyttäjä on selannut, mitä on klikattu, mitä selainta käytetään, mikä laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio.

 

Hyödynnämme evästeitä  palveluiden kävijämäärien seurannassa ja mainosarvon mittaamiseen. Voimme kerätä tietoa esimerkiksi myös sähköisten lomakkeitten ja sivulla kävijöiden osalta mm. selvittämällä vierailuajat, mitkä sivut ovat vieneet eniten aikaa, ja siten tiedämme parantaa sivumme sen mukaan. 

​​

5 Tietolähteet

5.1 Osakkeenomistajat

​

Yksi tietolähde on asiakas, joka luovuttaa tietoja ollessaan yhteydessä GFB Holidays Finlandiin. Suurin osa tiedoista kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta, kun tämä on esittelytilaisuudessa tai varaa esittelyajan. GFB Holidays Finlandilla on laillisia asiakastietoja joiden perusteella ajanvaraus on tehty.

Asiakas kutsutaan viikko-osake-esittelyyn GFB Holidays Finlainid eri asiakasrekistereistä.  Asiakkaat kutsutaan osake-esittelyyn kontaktoimalla asiakas puhelimitse tai sähköpostilla. Asiakas voi myös varata esittelyajan itse kotisivujen kautta tai puhelimitse, sivuillamme voi sen tehdä livechatissä, whatsapbbusines applikaatiossa tai messengerissä, jopa suoraan portaalissa.

​

Asiakas voi osallistua esittelyyn myös varattuaan GFB Holidays Finlandilta tutustumismajoitusloman. Tutustumismajoituslomaan sisältyy majoitus sekä esittely loman jälkeen. Kun asiakas varaa loman, otetaan asiakkaalta varauksen yhteydessä tiedot, jotka tallennetaan rekisteriin.

​

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja voimme kerätä ja päivittä Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Osakekauppojen osalta tarkistamme aina henkilön luotto- ja maksukäyttäytymisen, jos tarjoamme asiakkaalle rahoitusta osakekauppoja varten. Mikäli asiakas hankkii osakkeen GFB Holidays Finlandin välittämän rahoituspalvelun kautta, voi rahoitusyhtiöllä olla erikseen omat kanavat joiden kautta se kerää ja käsittelee henkilötietoja.

​

5.2 Majoittuvat asiakkaat

Lomaviikkomajoittujista otetaan tiedot majoitusvarauksen teon yhteydessä. Tiedot voidaan kerätä eri varauskanavien kautta, jotka voivat olla GFB Holidays Finlandin omia kanavia, esimerkiksi GFB Holidays Finlandin verkkopalvelu, chat, puhelinpalvelu ja sähköpostitiedot.

​

5.3 Evästeet

Ievästetietoja GFB Holidays Finland kerää asiakkaistaan, kun he vierailevat verkkopalvelussa. Tietoja hyödynnetään kohdennettuun markkinointiin ja palveluiden tarjoamiseen.

​

5.4 Verkkolomakkeet sekä muut lomakkeet

​

Asiakas täyttää lomakkeen normaalisti itse joko verkossa tai paperiselle lomakkeelle. Tiedot voidaan kerätä lomakkeelle myös GFB Holidays Finlandin asiakaspalvelijan toimesta.

​

6 Tietojen päivittäminen

Päivitämme asiakkaiden tietoja asiakkaiden tekemien ilmoitusten mukaan. Näitten osalta tietolähteenä saattaa olla henkilön itsensä tekemien ilmoitusten tai ulkopuolinen toimija. Tavoitteena on, että ukopuoliset tiedot ovat oikeita. Tietojen päivitykseen käytämme muunmuassa väestötietorekisteristä saatavia tietoja. Päivitämme henkilötietoja koskevia palveluja tarjoajilta, viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella (esimerkiksi Fonecta ja Maistraatti).

​​

7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirtäminen

GFB Holidays Finlandin ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta, ellei laki tai oikeudellinen velvoite muuta edellytä. 

GFB Holidays Finlandin ei siirrä tietoja ulkopuolelle muten kuin sellaisille kumppaneille, jotka tuottavat GFB Holidays Finlandin jotakin tiettyä palvelua tai toimintoa. GFB Holidays Finlandin on tehnyt näiden yhteistyökumppaneiden kanssa tietosuojasopimukset. Tietosuojasopimuksilla ollaan sovittu, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisella tavalla ja ainoastaan kirjallisesti.

​

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle keneläkään , ei yksityishenkilölle, yrityksille, eikä organisaatioille.jPoikkeuksena tietenkin eriikseen sovittavat alaan liittvyät sopimukset.  GFB Holidays Finlandin voi luovuttaa tietoja ETA-alueen ulkopuolella oleville yhteistyökumppaneilleen, mutta tällöin yhteistyökumppanille tehdään EU:n mallisopimuksien mukaiset kaavakkeet.

​

Markkinointi hankkii lisäpalveluna ulkopuoliselta palveluntarjoajalta tietoja. Nämä lisätiedot eivät siirry GFB Holidays Finlandin oman asiakasrekisteriin, vaan jäävät palveluntarjoajan rekisterin tiedoiksi.GFB Holidays Finland luovuttaa käsittelijälle henkilötietoja tämän liitännäispalvelun toteuttamista varten.

​

8 Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietojen säitysajoissa noudatamme hyviä tapoja sekä suomen lakia.

Puhelu ja zoom, ja voip nauhoitteita säilytetään enintään kuusi kuukautta puhelunajankohdasta lukien.

Muiden lomakkeiden tietoja säilytetään niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta.

​

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

GFB Holidays Finlandin rekistereiden käyttöoikeudet on rajattu. Tietosuoja sekä sen valvonta noudattaa eu- säännöksiä. 

​

10 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Kaikilla on oikeus saada tietää GFB Holidays Finlandilta, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei ja mitä ne ovat.

Henkilö voi tehdä tietopyynnön myös henkilökohtaisesti tai muulla tavoin kirjallisesti.

​

Siltä osin kuin GFB Holidays Finland toimii rekisterin  käsittelijänä, eikä ole rekisterinpitäjä, GFB Holidays Finland ei toimita henkilöä koskevia tietoja, vaan pyyntö pitää esittää rekisterinpitäjälle.

​

Toimitamme vastauksen tietopyyntöön niin pian kuin mahdollista, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä tietopyynnön vastaanottamisesta.

Kohtuuttomat tietopyynnöt me eväämme.

​

11 Henkilötietojen korjaaminen tai poistaminen

​

Virheellisten henkilötietojen korjaamista voi pyytää. Korjaamme tiedot mahdollisimman pian.

Ilmoitukset pitää laittaa osoitteesee info@gfb.travel.

Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä.

 

Henkilöllä on oikeus vaatia GFB Holidays Finlandia rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä, 

​

1) Käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

2) GFB Holidays Finland ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi.

​

Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan henkilön suostumuksella tai oikeudellisen pakotteen laatimiseksi, tai toisen luonnollisentai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi. Tämä rajoitus ei koske henkilötietojen säilyttämistä.

​

12 Oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen syyhyn vedoten

​

Jokamiehen oikeus on erityiseen syyhyn vedoten vastustaa käsittelytoimia, jotka ovat kohdistettu henkilötietoihin GFB Holidays Finlandille. 

​

​13 Suoramarkkinointikielto

​

Jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, voi henkilö koska tahansa kieltää tietojen käyttämistä markkinointitarkoituksia varten. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä tässä käyttötarkoituksessa. Mikäli asiakas haluaa kieltää suoramarkkinoinnin, se pitää ilmoittaa kirjallisesti GFB Holidays Finlandille

​

14

​

Henkilön oikeus siirtää tiedot 

​

Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka ovat GFB Holidays Finlandilla, ja pyytää niitä siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

​Asiakas voi myös itse toimittaa tarkastusoikeuden luvalla henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle

​

​15 Oikeus valittaa valvontaviranomaisille

​Kaikille oikeudellisilla henkilöillä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos GFB Holidays Finland ei hänen mielestään ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.